Verpasste Anrufe sind verpasste Aufträge
In Praxen, Kanzleien und kleinen Betrieben klingelt das Telefon genau dann, wenn alle beschäftigt sind. Anrufer landen in der Warteschleife, auf dem Anrufbeantworter oder geben auf. Ein KI-Telefonassistent sorgt dafür, dass jeder Anruf angenommen wird – und Ihr Team die Anliegen gesammelt und sortiert bearbeiten kann, statt ständig unterbrochen zu werden.
Was der Telefonassistent übernimmt
- Anrufe annehmen – sofort, auch parallel und außerhalb der Geschäftszeiten
- Standardfragen beantworten – Öffnungszeiten, Anfahrt, Unterlagen, Abläufe
- Anliegen aufnehmen – Name, Rückrufnummer, Grund des Anrufs, Dringlichkeit
- Termine buchen, verschieben und absagen – direkt im Kalender, nach Ihren Regeln
- Weiterleiten – an die richtige Person, wenn ein Mensch gebraucht wird
- Zusammenfassen – jedes Gespräch landet als kurze Notiz bei Ihrem Team
Automatische Terminbuchung
Die Terminbuchung funktioniert nicht nur am Telefon. Wir richten auf Wunsch zusätzlich eine Online-Terminbuchung auf Ihrer Website ein und verbinden beide Wege mit demselben Kalender – etwa Outlook oder die Kalenderfunktion Ihrer Fachsoftware. Sie legen fest, welche Terminarten es gibt, wie lange sie dauern und welche Zeiten freigegeben sind. Bestätigungen und Erinnerungen gehen automatisch heraus; das senkt die Zahl vergessener Termine.
Transparenz und Datenschutz
Transparenz: Seit dem 2. August 2026 müssen KI-Systeme, die direkt mit Menschen interagieren, so gestaltet sein, dass diese erfahren, dass sie mit einer KI kommunizieren (Art. 50 KI-Verordnung). Der Assistent stellt sich deshalb klar als digitaler Assistent vor.
Keine heimlichen Aufnahmen: Das unbefugte Aufzeichnen nichtöffentlich gesprochener Worte ist nach § 201 StGB strafbar. Der Assistent fasst Gespräche als Text zusammen; ob und wie Aufnahmen gespeichert werden, klären wir mit Ihnen vorab und richten es entsprechend ein.
Auftragsverarbeitung: Für den eingesetzten Sprach- und Telefoniedienst schließen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Wir wählen Anbieter, bei denen das möglich ist, und dokumentieren die Einrichtung.
Für wen sich das lohnt
- Arztpraxen – Terminanfragen, Rezeptbestellungen, Rückfragen zu Öffnungszeiten
- Kanzleien – Erstkontakt, Terminvereinbarung, Weiterleitung an das richtige Dezernat
- Handwerk und Service – Auftragsannahme, während das Team auf der Baustelle ist
- Hausverwaltungen – Schadensmeldungen strukturiert aufnehmen und weiterleiten
Einführung
- Anrufanalyse – welche Anliegen kommen wie oft, was muss ein Mensch übernehmen?
- Gesprächsleitfaden – Begrüßung, Fragen, Regeln für Weiterleitung und Termine.
- Anbindung – Telefonanlage, Kalender, gegebenenfalls Fachsoftware.
- Testphase – mit echten Anrufen, eng begleitet, Feinschliff am Leitfaden.
- Betrieb – Auswertung und laufende Verbesserung.
Der Telefonassistent ist oft der schnellste Einstieg in KI im Betrieb – mehr Ideen in der KI-Beratung für Unternehmen.