Daten & Software

Datenmigration und Software-Umstieg ohne Datenverlust

Eine Datenmigration entscheidet darüber, ob ein Software-Umstieg gelingt. Wir übernehmen Kunden, Artikel, Belege und Historie aus dem Altsystem, bereinigen sie unterwegs und sorgen dafür, dass das neue Programm vom ersten Tag an mit vollständigen Daten arbeitet.

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Warum Umstiege an den Daten scheitern

Neue Software wird meist wegen ihrer Funktionen ausgewählt. Ob der Wechsel gelingt, entscheidet sich aber an den Daten: Kundennummern, die doppelt vergeben sind, Artikel ohne Einheit, Freitextfelder, in denen jahrelang alles Mögliche gelandet ist. Werden diese Daten ungeprüft übernommen, kämpft das neue System von Anfang an mit den alten Problemen.

Unser Vorgehen

  1. Bestand aufnehmen – welche Daten liegen wo, in welcher Qualität, mit welchen Abhängigkeiten?
  2. Zuordnung festlegen – welches Feld im Altsystem wird zu welchem Feld im neuen Programm, was wird umgerechnet, was bleibt im Archiv?
  3. Bereinigen – Dubletten zusammenführen, Lücken markieren, Formate vereinheitlichen.
  4. Probemigration – Übernahme in eine Testumgebung, Abgleich von Summen, Stichproben und Auswertungen.
  5. Umstieg – Übernahme zum Stichtag, Kontrolle, Abnahme.
  6. Dokumentation – nachvollziehbar festgehalten, was übernommen, umgewandelt oder archiviert wurde.

ETL und Datenintegration

Nicht jedes Datenproblem ist ein einmaliger Umstieg. Oft sollen zwei Programme dauerhaft zusammenarbeiten: Aufträge aus dem Webshop in die Warenwirtschaft, Stunden aus der Zeiterfassung in die Lohnbuchhaltung, Kennzahlen aus mehreren Quellen in eine Auswertung. Dafür bauen wir ETL-Strecken, die Daten regelmäßig und überwacht übertragen – mit Protokoll und Meldung, wenn etwas nicht passt.

Schnittstellen und Auswertungen

Wo Programme keine fertige Verbindung haben, entwickeln wir sie: über vorhandene Programmierschnittstellen, Datenbankzugriffe oder Dateiaustausch. Und weil saubere, verbundene Daten die Grundlage für jede KI-Prozessautomatisierung sind, ist eine gut gemachte Integration oft der erste Schritt dorthin.

Was Sie am Ende in der Hand haben

  • Vollständige Daten im neuen System – geprüft anhand von Summen, Stichproben und Auswertungen, die vorher und nachher übereinstimmen müssen.
  • Eine Zuordnungstabelle, aus der hervorgeht, welches alte Feld wohin übernommen wurde und welche Regeln dabei galten.
  • Ein Archiv der Altdaten, das nicht übernommen wurde, aber aus rechtlichen oder praktischen Gründen erhalten bleiben soll.
  • Wiederholbare Abläufe: Die Migration ist als Skript oder ETL-Strecke gebaut und kann bei Bedarf erneut ausgeführt werden – etwa für einen zweiten Standort.
  • Klare Verantwortung: Sie wissen zu jedem Zeitpunkt, welcher Schritt erledigt ist, was getestet wurde und was noch aussteht.

Typische Umstiege

  • Wechsel der Warenwirtschaft oder des ERP-Systems
  • Ablösung selbstgebauter Access- oder Excel-Lösungen durch eine richtige Datenbank
  • Umzug von Dateiservern nach SharePoint und Microsoft 365
  • Zusammenführung von Daten nach Firmenübernahmen oder Standortzusammenlegungen

Häufige Fragen

Wie lange dauert eine Datenmigration?

Das hängt von Datenmenge, Anzahl der Quellsysteme und Datenqualität ab. Nach der Analyse der Altdaten können wir den Aufwand belastbar einschätzen – vorher wäre jede Zahl geraten.

Was passiert, wenn das Altsystem keinen Export hat?

Dann lesen wir die Daten direkt aus der Datenbank des Altsystems, über Berichte oder Druckdateien aus. In den meisten Fällen findet sich ein Weg.

Können wir während der Umstellung weiterarbeiten?

Ja. Wir testen die Migration vorab mit Kopien und planen den eigentlichen Umstieg so, dass der Stillstand möglichst kurz ist – häufig über ein Wochenende.

Was ist ETL?

ETL steht für Extract, Transform, Load – Daten aus einer Quelle holen, umformen und in ein Ziel laden. Das passiert einmalig bei einer Migration oder regelmäßig, wenn zwei Programme dauerhaft abgeglichen werden sollen.

Was passiert mit Daten, die nicht übernommen werden?

Sie werden nicht einfach gelöscht. Wir sichern sie in einem lesbaren Archiv, damit Sie bei Bedarf darauf zugreifen können – etwa für Nachfragen zu alten Vorgängen.

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