Verschwiegenheit zuerst
Rechtsanwälte und Steuerberater unterliegen einer strengen Verschwiegenheitspflicht. Externe Dienstleister dürfen trotzdem eingesetzt werden: § 43e BRAO und § 62a StBerG erlauben es, Dienstleistern Zugang zu geschützten Informationen zu gewähren, soweit dies für die Dienstleistung erforderlich ist. Voraussetzung ist ein Vertrag in Textform, in dem sich der Dienstleister zur Verschwiegenheit verpflichtet – unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung –, nur die nötigen Informationen zur Kenntnis nimmt und klar geregelt ist, ob weitere Personen hinzugezogen werden dürfen.
Diese Vereinbarung unterschreiben wir selbstverständlich, zusätzlich zum Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO.
KI im Kanzleialltag
KI kann in Kanzleien viel Zeit sparen – wenn sie richtig eingesetzt wird:
- Entwürfe und Vorlagen – Schreiben, Fristnotizen und Standardtexte auf Basis Ihrer eigenen Muster
- Recherche im eigenen Bestand – ein KI-Assistent auf Ihren Daten findet frühere Schriftsätze, Vermerke und Vorlagen
- Zusammenfassungen – lange Dokumente und Korrespondenz schnell erfassen
- Belegverarbeitung – in Steuerkanzleien Belege und Rechnungen automatisch auslesen und vorsortieren, siehe Eingangsrechnungen automatisieren
Wichtig ist die Wahl des Modells: Für Mandatsdaten kommen Lösungen mit Verarbeitung in Europa und klaren vertraglichen Zusagen oder lokal betriebene Modelle in Frage. Kostenlose Verbraucherversionen von KI-Chats sind dafür nicht geeignet.
Telefon und Termine
Das Sekretariat ist oft die Engstelle einer Kanzlei. Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, erfasst Erstanfragen strukturiert, leitet an das zuständige Dezernat weiter und vereinbart Termine. Die automatische Terminbuchung ermöglicht es Mandanten zusätzlich, Erstberatungstermine online zu buchen.
IT-Betreuung für Kanzleien
- Arbeitsplätze, Server und Netzwerk – per Fernwartung und vor Ort
- IT-Sicherheit mit mehrstufiger Anmeldung, Rechtekonzept und Verschlüsselung
- Backup mit regelmäßig getesteter Wiederherstellung
- Microsoft 365 mit sauberen Berechtigungen
- Abstimmung mit dem Hersteller Ihrer Kanzleisoftware
Einführung in der Kanzlei
- Bestandsaufnahme – welche KI-Werkzeuge nutzen Mitarbeitende heute schon, welche Daten fließen wohin?
- Regeln festlegen – eine kurze interne Richtlinie: welche Werkzeuge, welche Daten, welche Freigaben.
- Verträge – Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 43e BRAO bzw. § 62a StBerG und Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit jedem beteiligten Dienstleister.
- Pilot ohne Mandatsdaten – etwa Vorlagen, interne Wissenssuche oder die Telefonannahme.
- Schulung und Ausbau – das Team im sicheren Umgang schulen, passend zur KI-Kompetenzpflicht, dann schrittweise erweitern.
Für Kanzleien in der Region
Wir betreuen Kanzleien in Braunschweig, Wolfsburg, Helmstedt und Umgebung.
Hinweis: Diese Seite fasst die Rechtslage allgemein zusammen und ersetzt keine Rechtsberatung.