Wissen, das heute in Köpfen und Ordnern steckt
In fast jedem Unternehmen gibt es Fragen, die immer wieder gestellt werden: Wie läuft die Reklamation bei Lieferant X? Welche Kündigungsfrist hat der Wartungsvertrag? Wo steht die Arbeitsanweisung für die Maschine in Halle 2? Die Antworten existieren – verteilt auf Laufwerke, SharePoint, PDFs und die Erfahrung einzelner Kolleginnen und Kollegen. Ein KI-Assistent macht dieses Wissen abfragbar, in normaler Sprache.
So funktioniert es
- Quellen festlegen – welche Ablagen, Handbücher und Systeme soll der Assistent kennen?
- Aufbereiten – Dokumente werden erschlossen und durchsuchbar gemacht, inklusive Zugriffsrechten.
- Fragen und Antworten – der Assistent sucht passende Stellen in Ihren Unterlagen und formuliert daraus die Antwort, mit Verweis auf die Quelle.
- Aktuell halten – neue und geänderte Dokumente werden automatisch nachgezogen.
Einsatzbeispiele
- Service und Vertrieb: Produktdaten, Preise, Konditionen und Vertragsdetails schnell nachschlagen
- Einarbeitung: neue Mitarbeitende finden Arbeitsanweisungen und Abläufe selbst
- Technik und Fertigung: Handbücher, Prüfvorschriften und Störungsberichte durchsuchen
- Verwaltung: Richtlinien, Formulare und interne Regelungen auf einen Blick
Was es für den Start braucht
- Eine klare Fragestellung: Für welche Aufgaben soll der Assistent zuerst helfen – Service, Einarbeitung, Technik?
- Geeignete Quellen: Dokumente, die aktuell und verbindlich sind. Veraltete Stände sortieren wir vorher aus, damit der Assistent nicht aus ihnen antwortet.
- Saubere Zugriffsrechte: Der Assistent übernimmt die Rechte Ihrer Ablage. Sind diese zu großzügig, räumen wir sie vorher auf.
- Eine Testgruppe: Einige Mitarbeitende, die den Assistenten im Alltag nutzen und Rückmeldung geben, bevor er für alle freigeschaltet wird.
Mit diesem Vorgehen ist ein erster Assistent schnell im Einsatz – und wächst danach mit weiteren Quellen und Aufgaben.
Datenschutz und Betrieb
Wo der Assistent läuft, entscheiden Sie. Für die meisten Unternehmen eignet sich ein Anbieter mit Verarbeitung in der EU und einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Sollen Unterlagen das Haus nicht verlassen, betreiben wir das Sprachmodell lokal auf eigener Hardware – die passende Server-Infrastruktur richten wir mit ein.
Damit Ihr Team den Assistenten sicher nutzt, gehört eine kurze KI-Schulung zur Einführung dazu.