E-Rechnung empfangen: die Rechtslage in Kürze
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen gelten Übergangsregeln: In 2025 und 2026 sind neben E-Rechnungen auch Papier- und PDF-Rechnungen zulässig, für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich die Übergangszeit bis Ende 2027. Ab 2028 wird die E-Rechnung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich Pflicht – mit Ausnahmen etwa für Kleinbetragsrechnungen und Kleinunternehmer.
Für Sie bedeutet das: Der Posteingang wird in den nächsten Jahren gemischt bleiben – strukturierte E-Rechnungen, PDFs und Papier nebeneinander. Ein Ablauf, der alles gleich behandelt, spart doppelte Arbeit.
Was wir automatisieren
Empfang und Eingang
Wir richten ein zentrales Postfach oder einen Eingangskanal ein, über den alle Rechnungen ankommen, und sorgen dafür, dass nichts in persönlichen Postfächern hängen bleibt.
Auslesen
Strukturierte E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) werden direkt verarbeitet. Für PDFs, Scans und Lieferscheine ohne festes Layout setzen wir KI ein, die Rechnungsnummer, Lieferant, Positionen, Beträge und Steuersätze erkennt – auch wenn jeder Lieferant sein eigenes Format hat.
Prüfen und abgleichen
Die ausgelesenen Daten werden mit Bestellungen, Lieferscheinen und Stammdaten abgeglichen. Passt alles, liegt die Rechnung freigabebereit vor. Gibt es Abweichungen – andere Menge, anderer Preis, unbekannter Lieferant – wird genau diese Stelle markiert.
Übergeben
Nach der Freigabe gehen die Daten an Ihre Buchhaltung, Ihr ERP oder Ihre Warenwirtschaft. Wo es keine fertige Schnittstelle gibt, bauen wir eine – das ist unser Alltag bei Datenintegration und Migrationen.
Typischer Einstieg
- Bestandsaufnahme – Wie kommen Rechnungen heute an, wer prüft, wer gibt frei, in welches Programm wird gebucht?
- Eingangskanal festlegen – ein zentraler Weg für alle Rechnungen statt verstreuter Postfächer und Papierstapel.
- Pilot mit Ihren häufigsten Lieferanten – die Belegarten, die am meisten Arbeit machen, zuerst.
- Ausbau – weitere Lieferanten und Belegarten, Abgleich mit Bestellungen, Übergabe an die Buchhaltung.
So sehen Sie früh, wie viel Zeit die Automatisierung im echten Betrieb spart, bevor Sie in den vollen Ausbau gehen.
Mehr als Rechnungen
Derselbe Ablauf funktioniert für Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Formulare oder Bewerbungsunterlagen. Wenn das Auslesen einmal steht, lassen sich weitere Belegarten mit wenig Aufwand ergänzen – ein guter Einstieg in die KI-Prozessautomatisierung.
Hinweis: Diese Seite fasst die Rechtslage allgemein zusammen und ersetzt keine Steuerberatung.